Facturalo.com.co es un servicio de envío de facturación electrónica. Por favor, lee cuidadosamente los Términos y Condiciones generales del sitio “https://facturalo.com.co/” que se detallan a continuación. Es importante que prestes atención a lo establecido en el presente convenio, ya que el mismo contiene información de tu interés relacionada con el uso del Servicio.
Al acceder al Servicio o a cualquiera de sus páginas reconoces haber leído y comprendido los términos y condiciones, así como te comprometes a cumplir y aceptar TODOS los términos y condiciones que aparecen a continuación.
Definiciones
“Contrato”: Se refiere a este contrato y a sus términos y condiciones.
«QCBS» Se refiere a QualityColombia Business Solution S.A, sociedad comercial legalmente existente y constituida, con domicilio principal en la ciudad de Tuluá, Valle del Cauca, Colombia, con NIT 900174087-1.
«Servicio» o “servicios” Se refiere al software que ofrece QCBS en su sitio web y que opera desde el dominio facturalo.com.co. También hace referencia al uso de la página web de Facturalo.com.co. Dicho Servicio, a cambio de un importe recurrente, permite al CLIENTE acceder a la funcionalidad de generación de la factura electrónica.
“Software” o “Facturalo.com.co”: Se refiere al software que ofrece QCBS como servicio en su sitio facturalo.com.co para el servicio objeto de este contrato.
«Sitio» ó «sitio web» se refiere al sitio donde se prestan todos los servicios que QCBS ofrece, sin tener en cuenta posibles terceros relacionados con QCBS.
“Pago”, “Plan” o “Suscripción”: Se refiere al Pago recurrente por el Plan elegido, el importe periódico, o el Precio específicamente acordado con EL CLIENTE en contraprestación del uso del Servicio, o a cualquier otro Pago puntual o recurrente que se cobre al CLIENTE en relación con el Servicio, dentro de los criterios estipulados en el presente contrato y dentro de la descripción del Plan que cada CLIENTE adquiera.
“Cliente”: Se refiere a la persona jurídica o persona natural, identificada con una cédula, NIT o su equivalente que permita identificar plenamente la parte, que paga por utilizar el SERVICIO para operar una actividad económica.
Características del servicio
1. Autorización a QCBS: Al utilizar Facturalo.com.co para gestionar su Facturación Electrónica y demás documentos electrónicos, el CLIENTE a su vez reconoce que utilizará los servicios del “desarrollo informático” realizado por QBCS o cualquier aliado definido por QCBS, incluyendo el servicio de Facturación Electrónica bajo Validación Previa. Sin perjuicio de lo anterior, QCBS podrá subcontratar con terceros para la efectiva prestación del presente servicio.
2. Entrega de la Firma Digital: TodoCLIENTE que decida utilizar el servicio de facturalo.com.co deberá contar su firma digital y suministrarla a QCBS.
3. Alcance del Servicio de Facturación Electrónica: El Servicio facturalo.com.co, a través de su funcionalidad de Facturación Electrónica, le permitirá al CLIENTE:
3.1 Expedición de la Factura Electrónica de Venta y demás comprobantes electrónicos en formato XML y su representación gráfica correspondiente, con el cumplimiento de los requisitos legales, entre los cuales tenemos: El Código Único de Factura Electrónica (CUFE) para las facturas, Código Único de Documento soporte de pago de Nómina Electrónica (CUNE) para comprobantes de nómina, El Código Único de Documento Electrónico (CUDE) para los demás documentos electrónicos y el Código de Respuesta Rápida (Código QR) para la representación gráfica.
3.2 Operar bajo el esquema de “Validación Previa,” donde el Software de Facturalo.com.co envía a la DIAN un archivo XML con la información de los documentos electrónicos para que sea validada por ésta. Los documentos electrónicos corresponden a facturas, notas crédito y notas débito que el CLIENTE pretende expedir.
3.3 Recibir el mensaje de “aprobación” de un documento electrónico por parte de la DIAN, para proceder con su entrega al CLIENTE, con este paso se da por expedido un documento electrónico.
3.4 Recibir el mensaje de “rechazo” de un documento electrónico por parte de la DIAN, para permitir su subsiguiente corrección y reenvío a la DIAN bajo el esquema de “validación previa” para la aprobación del ente fiscal.
3.5 Suministrar un ejemplar del documento electrónico generado al CLIENTE o adquirente (se podrá enviar a través de un correo electrónico o imprimir una copia física del mismo). El correo que se envía al CLIENTE con el documento electrónico contiene dos adjuntos, el primero un contenedor (documento adjunto) el cual contiene el XML del documento electrónico y la aprobación de la DIAN y el segundo un archivo .PDF con la representación gráfica.
3.6 Monitorear el acuso de recibo emitido por el CLIENTE o adquirente donde se indica que el documento ha llegado al destino (cuando el CLIENTE o adquirente posea la capacidad técnica de emitir dicho acuso de recibo).
3.7 Gestionar reportes relativos a los documentos electrónicos emitidos o al estado de documentos electrónicos enviados a la DIAN para su aprobación.
3.8 Generar copias de los documentos electrónicos emitidos, o reenviar copias digitales (a través de e-mail) de los documentos electrónicos emitidos, teniendo en cuenta las condiciones de almacenamiento contratadas por el cliente.
4 . Costos del servicio y términos de pago:
4.1 EL CLIENTE podrá elegir el plan, periodo de pago y número de documentos electrónicos a realizar al momento de realizar la solicitud de vinculación al servicio y soportada con el pago del servicio. Según el periodo elegido.
4.2 El pago de facturalo.com.co es anticipado y EL CLIENTE acepta que se realicen cobros recurrentes según los periodos elegidos. Además, se compromete a notificar a QCBS en caso tal de que no quiera que se genere el siguiente cobro, mínimo treinta (30) días hábiles antes de su próxima fecha de facturación.
4.3 Los planes se basan en los servicios adquiridos por el tiempo contratado y no en el uso real, de manera que salvo acuerdo expreso en contrario, QCBS no proporcionará ningún reembolso por el período que EL CLIENTE no haya usado el servicio ni por el periodo restante por un servicio prepago, en caso que EL CLIENTE no desee seguir usando los servicios. De todos modos, las obligaciones de pago por el periodo contratado son irrevocables unilateralmente por EL CLIENTE y las tarifas abonadas no son reembolsables. QCBS no realiza traspaso de transacciones electrónicas no consumidas compradas originalmente para un NIT hacia un NIT distinto al original. Si el cliente cambia de razón social o cambia de representación legal, las transacciones electrónicas compradas disponibles se mantienen si el NIT no cambia.
4.4 QCBS facturará la suscripción según la periodicidad elegida por EL CLIENTE, de acuerdo con los precios vigentes hasta que se rescinda este servicio, de acuerdo con este documento.
4.5 El CLIENTE tendrá el derecho a activar o desactivar el servicio de facturalo.com.co en cualquier momento. QCBS no se hará responsable si existe un lapso durante el cual un CLIENTE deja de cumplir su obligación como facturador electrónico por el hecho de haber dejado de utilizar Facturalo.com.co para tal fin, puesto que la DIAN ha sido clara que las empresas que facturen electrónicamente pueden ser penalizadas si suspenden la práctica de facturación electrónica que les corresponde por ley.
5. Responsabilidades del CLIENTE
5.1 Cumplimiento con la Regulación de Facturación Electrónica Vigente:
5.1.1 El CLIENTE reconoce que una vez éste se postule como Facturador Electrónico frente a la DIAN, debe, acorde a la legislación vigente, continuar facturando de manera electrónica de manera ininterrumpida hacia el futuro, bien sea que lo haga a través de Facturalo.com.co o a través de cualquier otro proveedor o a través del canal gratuito que la DIAN autoriza para tal fin.
5.1.2 El CLIENTE reconoce que de no pagar a tiempo su mensualidad de Factural.com.co, QCBS puede suspender su servicio acorde a los términos aquí aceptados, lo cual, si el CLIENTE ya se encuentra facturando electrónicamente, podría significar que el CLIENTE ya no pueda o temporalmente o de manera permanente facturar electrónicamente a través del Software Facturalo.com.co.
5.1.3 En esta y otras situaciones donde el servicio, ya sea facturación electrónica o de los demás documentos electrónicos, ofrecido por Facturalo.com.co, se suspenda o se vea interrumpido, el CLIENTE entiende y acepta que será exclusivamente responsabilidad suya el cumplir sus obligaciones como facturador electrónico, de tal forma que, en caso de no tener acceso al Servicio Facturalo.com.co para facturar electrónicamente, por cualquier motivo, será el CLIENTE quien deba encargarse de utilizar otro tercero, o alguno de los mecanismos de continencia provistos por la DIAN, para dar cumplimiento a sus obligaciones con la DIAN y los diferentes entes de control como Facturador Electrónico. Consecuentemente, QCBS no se hará responsable, de ninguna manera y bajo ninguna teoría de responsabilidad, de posibles multas o sanciones que entidades regulatorias le puedan imponer al CLIENTE como consecuencia del no cumplimiento de las obligaciones que el CLIENTE adquiere frente al fisco al convertirse en Facturador Electrónico.
5.2 Operación de la Contingencia habilitada por la DIAN:
5.2.1 Aun en casos de fallas en el software Facturalo.com.co o de fallas graves en la red de internet, el CLIENTE reconoce y acepta que el proceso de facturación electrónica tiene mecanismos de contingencia que protegen al CLIENTE frente a sanciones y reclamos de la DIAN en caso de presentarse fallas. Dichos procedimientos no dependen del software Facturalo.com.co, puesto que son habilitados directamente por la DIAN.
5.2.2 Por tal motivo, en todos los casos, el CLIENTE asume la responsabilidad de monitorear en Facturalo.com.co el estado de las facturas o documentos electrónicos, para poder confirmar si estas fueron o no recibidas a cabalidad por la DIAN y aceptadas para su debida expedición.
5.2.3 En caso de presentarse algún inconveniente, el CLIENTE se hace responsable de utilizar el mecanismo de contingencia habilitado por la DIAN para aquellas situaciones donde un sistema presente problemas, de tal manera que el CLIENTE pueda evitar una posible multa. Debido a la existencia de este tipo de mecanismos de contingencia, QCBS manifiesta y el CLIENTE acepta que QCBS no se hará responsable por ningún tipo de multa o sanción, por ningún monto, generada por la DIAN al CLIENTE debido a inconvenientes en el envío de información a la DIAN, bien se dé esto dentro de un modelo de “facturación previa” o de un modelo anterior de Facturación Electrónica, sean los mencionados posibles errores causados por fallas en el Software, o en la comunicación (internet), o en equipos físicos del CLIENTE, o debido a cortes de Servicio de parte de QCBS al CLIENTE generados por el no pago de una factura, o por cualquier otra causa.
6. Políticas de almacenamiento de datos relativos a la Facturación Electrónica:
6.1 El tiempo de almacenamiento de los documentos electrónicos del CLIENTE dependerá del tipo de plan que el cliente elija, tomando como fecha de inicio el mes generación en el Servicio Facturalo.com.co, pudiéndose consultar los mismos directamente dentro del Software Facturalo.com.co. Esto ocurrirá siempre y cuando el CLIENTE se encuentre al día en los pagos referentes a la suscripción al Servicio Facturalo.com.co.
6.2 Si el CLIENTE decide suspender el Servicio Facturalo.com.co, o por algún motivo entra en mora en los pagos, contará con 30 días calendario luego de la suspensión del Servicio para bajar los documentos electrónicos del Servicio a través de utilidades que Facturalo.com.co dispondrá para tal fin.
6.3 Será responsabilidad del CLIENTE almacenar sus propias copias de las facturas electrónicas una vez finalice el tiempo de almacenamiento dispuesto en el plan elegido por el cliente, en sus propios equipos de cómputo.