Política de tratamiendo de Datos Personales

1.  Generalidades.

FACTURALO.COM.CO es propiedad integral de la sociedad QUALITYCOLOMBIA BUSINESS SOLUTION S.A.

QUALITYCOLOMBIA BUSINESS SOLUTION S.A., identificada con NIT. 900.174.087-1, con domicilio principal en la Calle 20 No. 33ª-43 de Tuluá – Valle Colombia. Teléfonos: 2241838- 3172615735, empresa cuyo objeto social es el diseño, construcción, desarrollo, implementación y comercialización de software y hardware, y otros recursos informáticos.

QUALITYCOLOMBIA BUSINESS SOLUTION S.A, en su calidad de responsable del tratamiento, quien en adelante se denominará QUALITYCOLOMBIA S.A., por medio del presente manual interno de políticas y procedimientos sobre tratamiento de datos personales da cumplimiento a las disposiciones de la ley 1581 de 2012 y decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables.

2.  Marco legal.

La Ley 1581 de 2012 estableció las reglas y principios aplicables para la protección y manejo de los datos personales y el Decreto 1377 de 2013 reglamentó algunos aspectos de esa Ley.

El objetivo de la Ley es desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política (derecho a la intimidad personal, familiar y al buen nombre), así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

Se exceptúan de la aplicación de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, lo relativo a las bases de datos mantenidas en un ámbito exclusivamente personal o doméstico, es decir, las actividades comprendidas en el marco de la vida privada o familiar de las personas naturales y las otras especificadas en el artículo 2 de la citada Ley.

3.  Definiciones:

Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el aviso de privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
  • Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos;
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

4. Finalidad con la que se efectúa la recolección de datos personales y tratamiento de los mismos:

QUALITYCOLOMBIA S.A. podrá hacer uso de los datos personales para:

  • Facilitar los fines comerciales, corporativos, laborales, tributarios y contables de la empresa.
  • Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales.
  • Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios.
  • Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
  • Evaluar la calidad del servicio.
  • Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre nuevos productos o servicio, y/o sobre cambios en los mismos, actualizaciones, eventos y/o capacitaciones de tipo funcional, comercial o informativo, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, los eventos realizados por QUALITYCOLOMBIA S.A.
  • Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
  • Registrar la información de empleados (activos e inactivos) en las bases de datos de QUALITYCOLOMBIA S.A.

Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados y por tanto, QUALITYCOLOMBIA S.A. no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que:

  • Exista autorización expresa para hacerlo.
  • Sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados.
  • Sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos.
  • que sea requerido o permitido por la ley.

5. Principios aplicables al tratamiento de datos personales:

QUALITYCOLOMBIA S.A., aplica de manera armónica e integral los siguientes principios en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales, definidos acorde con los textos de las normas indicadas en el marco legal de este documento:

  • Principio de legalidad: El Tratamiento de los datos personales, se sujeta a las normas expedidas y vigentes sobre la materia.
  • Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recolectados, almacenados y manejados por QUALITYCOLOMBIA S.A. obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley y está informada al Titular mediante los mecanismos autorizados para ello.
  • Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de QUALITYCOLOMBIA S.A. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  • Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
  • Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de QUALITYCOLOMBIA S.A. se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

PARÁGRAFO PRIMERO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.

6. Derechos de los titulares de datos personales objeto de tratamiento por parte de QUALITYCOLOMBIA S.A.:

Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de QUALITYCOLOMBIA S.A.

  • Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de QUALITYCOLOMBIA S.A., para efectos de consultarlos y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
  • Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento.
  • Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento.
  • Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal.
  • Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.
  • Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

PARÁGRAFO PRIMERO: Para hacer efectivo el ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente, lo puede hacer por medio de solicitud escrita a nuestro correo electrónico info@qualitycolombia.com, presencial en nuestra oficina o comunicándose a nuestra línea +57 (2) 2241838 – +57 3182615735, dichas solicitudes, quejas o reclamos tendrán 15 días hábiles contados a partir de la fecha de recibido, para tener respuesta o solución.

7. Deberes de QUALITYCOLOMBIA S.A. Como responsable del tratamiento de datos personales

Deberes cuando actúa como responsable:

  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  • Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
  • Procurar por los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Actualizar la información cuando sea necesario.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio

  • Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. Eventos en los cuales no es necesaria la autorización del titular de los datos personales

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

9.  Solicitud de autorización al titular del dato personal:

Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, QUALITYCOLOMBIA S.A. solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

10. Limitaciones temporales al tratamiento de los datos personales.

QUALITYCOLOMBIA S.A. solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

11. Revocatoria de la autorización.

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando el titular no tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. La presente revocatoria deberá ser solicitada por el titular a través del correo electrónico info@qualitycolombia.com

12. Área responsable y procedimiento para el ejercicio de los derechos de los titulares del dato personal:

El ÁREA ADMINISTRATIVA de QUALITYCOLOMBIA S.A. será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 6 de la presente política, a excepción del descrito en su literal e). Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m a 5:00 p.m al correo electrónico, llamar a la línea telefónica +57 (2) 2241838 de QUALITYCOLOMBIA S.A. o acercarse a nuestras instalaciones ubicadas en la CL 20 33a-43 Tuluá Valle.

13. Medidas de seguridad:

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, QUALITYCOLOMBIA S.A. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Para tal fin los servidores donde se encuentre o acceda a las bases de datos están sujetos a claves de acceso, las cuales solo son de conocimiento del responsable de la base de datos y del encargado de esta, además está prohibido que terceros usen los equipos que las contengan o pueden acceder con la compañía y vigilancia de las personas autorizadas. Con el fin de garantizar la seguridad de la información.

14. Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y periodo de vigencia de las bases de datos de QUALITYCOLOMBIA S.A.

La presente política rige a partir de su expedición y las bases de datos sujetas a Tratamiento se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas en el punto 2 de la misma.